Pomocník
Naučte sa používať aplikáciu Evidio
Úvod
Základné informácie o aplikácii
Evidio je aplikácia určená na správu a evidenciu fyzických priečinkov s dokumentmi. Umožňuje vám jednoducho vytvárať záznamy, sledovať ich stav a efektívne spravovať vašu dokumentáciu.
Každý záznam môže obsahovať informácie ako názov, rok, obdobie, obsah a QR kód pre jednoduchú identifikáciu.
Vytvorenie nového záznamu
Ako pridať nový záznam do systému
Postup:
- Kliknite na tlačidlo "Nový záznam" / "Pridať záznam" v lavom hornom rohu
- Vyplňte povinné údaje:
- Názov / Firma - identifikácia priečinka (max. 30 znakov)
- Rok - rok vytvorenia alebo evidencie
- Kliknite na "Vytvoriť"
- Automaticky budete presmerovaní na detail záznamu, kde môžete doplniť ďalšie informácie
Prezeranie a vyhľadávanie
Ako nájsť potrebný záznam
Vyhľadávanie:
Použite vyhľadávacie pole na rýchle nájdenie záznamu podľa názvu, obsahu alebo iných údajov. Vyhľadávanie funguje v reálnom čase.
Filtrovanie:
- Stav - zobraziť všetky záznamy, len vydané alebo len nevydané
- Rok - filtrovať záznamy podľa konkrétneho roku
- Zoradenie - zoradiť záznamy vzostupne alebo zostupne
Úprava záznamu
Ako upraviť existujúci záznam
Postup:
- Kliknite na záznam v zozname
- Na detailnej stránke kliknite na tlačidlo "Upraviť"
- Upravte požadované údaje:
- Názov - zmena názvu priečinka
- Rok - úprava roku
- Mesiac od / do - časové obdobie obsahu
- Obsah - podrobný popis obsahu priečinka
- Kliknite na "Uložiť zmeny"
QR kód
Generovanie a používanie QR kódov
Každý záznam automaticky vygeneruje QR kód, ktorý obsahuje informácie o priečinku.
Ako používať:
- QR kód sa zobrazuje na detailnej stránke záznamu
- Kliknite na tlačidlo Stiahnuť QR kód na stiahnutie ako PDF
- Vytlačte QR kód a prilepte ho na fyzický priečinok
- Naskenovaním kódu sa rýchlo dostanete na detail záznamu
Stav vydania
Sledovanie vydaných priečinkov
Funkcia "Vydané" slúži na sledovanie priečinkov, ktoré boli odovzdané alebo zapožičané.
Ako označiť ako vydané:
- Otvorte detail záznamu
- Aktivujte prepínač "Vydané"
- Automaticky sa zaznamená dátum a čas vydania
- Pri vrátení priečinka prepínač deaktivujte
Vymazanie záznamu
Trvalé odstránenie záznamu
Upozornenie: Vymazanie je trvalé a nedá sa vrátiť späť!
Postup:
- Otvorte detail záznamu
- Prejdite do režimu úprav kliknutím na "Upraviť"
- Kliknite na tlačidlo "Vymazať záznam"
- Potvrďte vymazanie v dialógovom okne
Tipy a triky
Užitočné rady pre efektívnu prácu
- Používajte QR kódy - prilepte ich na fyzické priečinky pre rýchlu identifikáciu
- Vypĺňajte obsah - podrobný popis obsahu uľahčuje neskoršie vyhľadávanie
- Aktualizujte stav vydania - pravidelne označujte vydané priečinky
- Využívajte filtrovanie - pri veľkom množstve záznamov použite filtre pre rýchlejšie nájdenie
- Nastavte časové obdobie - zadajte mesiac od/do pre lepšiu organizáciu
Potrebujete ďalšiu pomoc? Kontaktujte správcu systému alebo navštívte nastavenia účtu.